Pénalités de retard

Les pénalités de retard sont dues sans être réclamées, calculées sans être négociées, et pourtant appliquées dans une minorité des cas. C'est l'un des écarts les plus nets entre le droit commercial français et la pratique des petites entreprises, et il représente chaque année des sommes considérables que les fournisseurs ne demandent jamais.

Que sont les pénalités de retard ?

Les pénalités de retard sont les intérêts dus par un client professionnel qui règle une facture après la date d'échéance convenue.

Leur particularité tient à leur automatisme : elles courent de plein droit dès le lendemain de l'échéance, sans mise en demeure, sans rappel, sans démarche préalable. Le seul fait du retard suffit à les faire naître.

Elles se distinguent en cela de la plupart des indemnités contractuelles, qui supposent une demande. Ici, c'est l'inverse : le créancier peut y renoncer, mais il n'a rien à faire pour qu'elles existent.

Comment elles se calculent

Le taux applicable est en principe celui prévu au contrat ou aux conditions générales de vente. La loi encadre ce taux par un plancher : il ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.

À défaut de stipulation, un taux supplétif s'applique : le taux de refinancement de la Banque centrale européenne en vigueur au premier jour du semestre, majoré de dix points de pourcentage.

Le calcul se fait au prorata du nombre de jours de retard, sur le montant toutes taxes comprises de la facture impayée.

L'indemnité forfaitaire de quarante euros

Elle s'ajoute aux intérêts et les complète : elle est censée couvrir les frais administratifs engagés pour recouvrer la créance. Son montant est fixé à quarante euros, et elle est due par facture réglée en retard, non par client ni par période.

Lorsque les frais de recouvrement réellement exposés dépassent ce forfait, honoraires d'un cabinet ou frais de procédure, une indemnité complémentaire peut être réclamée sur justificatif.

L'obligation de mention, indépendante du retard

C'est le point le plus souvent manqué, et il expose sans qu'aucun client n'ait été en retard.

Le taux des pénalités et le montant de l'indemnité forfaitaire doivent figurer sur chaque facture et dans les conditions générales de vente. Cette obligation est de forme : elle s'apprécie sur le document lui-même, indépendamment de la façon dont le client paie.

Une entreprise dont toutes les factures sont réglées à l'heure mais dont les mentions sont absentes est en infraction. Le manquement est sanctionné par une amende administrative, et c'est l'un des points les plus simples à vérifier lors d'un contrôle, puisqu'il suffit de regarder une facture.

Ajouter ces deux lignes au modèle de facture prend cinq minutes et supprime définitivement le risque. C'est probablement le meilleur rapport effort-résultat de toute la gestion administrative d'une petite entreprise.

Questions fréquentes

Peut-on renoncer aux pénalités ?
Oui, le créancier n'est jamais obligé de les réclamer. En revanche, une clause qui les exclurait par avance ou fixerait un taux inférieur au plancher légal est réputée non écrite.

Faut-il émettre une facture pour les réclamer ?
En pratique, elles font l'objet d'une facture distincte ou d'une ligne sur une facture ultérieure. Comptablement, elles ne sont enregistrées en produit qu'au moment où elles sont effectivement réclamées, ce qui évite de constater un revenu que l'on a décidé d'abandonner.

Sont-elles soumises à la TVA ?
Non. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire ont le caractère de dommages et intérêts : elles ne rémunèrent aucune livraison ni aucune prestation, et se situent donc hors du champ de la TVA. Elles se facturent en conséquence sans taxe.

Un exemple chiffré

Prenons une facture de 6 000 euros toutes taxes comprises, échue le 31 mars et réglée le 15 mai, soit quarante-cinq jours de retard. Les conditions générales de vente ne prévoient pas de taux : le taux supplétif s'applique.

Si le taux de refinancement de la Banque centrale européenne en vigueur au premier jour du semestre est de 2 %, le taux applicable est de 12 % l'an. Les intérêts s'élèvent alors à 6 000 × 12 % × 45 / 365, soit environ 89 euros. S'y ajoute l'indemnité forfaitaire de 40 euros. Le retard se solde par 129 euros.

Pris isolément, le montant paraît dérisoire au regard de l'énergie nécessaire pour le réclamer. C'est l'effet de série qui change la lecture : une entreprise qui émet 200 factures par an et dont un quart part en retard laisse sur la table de l'ordre de 6 000 euros, dont 2 000 d'indemnités forfaitaires qui ne demandent aucun calcul.

Ce que le chiffre dit vraiment

Le calcul n'a pas pour but de transformer chaque retard en contentieux. Il sert à mesurer ce que coûte réellement une tolérance devenue une habitude, et à identifier les deux ou trois clients qui concentrent l'essentiel du retard. Sur ceux-là, la conversation vaut la peine d'être tenue ; sur les autres, la mention sur la facture suffit.

Pénalités de retard et Qileo

Les pénalités ne servent à rien si l'on ne sait pas quelles factures sont en retard ni depuis combien de jours. Qileo affiche les impayés et leur ancienneté à partir des factures émises et des encaissements réellement reçus sur le compte professionnel, et permet de déclencher les relances sans reconstruire un suivi à la main. Les mentions obligatoires, elles, figurent d'office sur les factures créées depuis l'outil, ce qui règle en amont le manquement le plus fréquent et le plus facilement sanctionné.