Note de frais

La note de frais est l'un des rares documents de gestion que tout le monde, dans une entreprise, finit par manipuler : le dirigeant qui avance un déjeuner client, le salarié qui prend le train, l'indépendant qui achète une fourniture. C'est aussi l'un de ceux qui génèrent le plus de friction, parce qu'il met en jeu à la fois de l'argent personnel avancé, une exigence de justificatif et un délai de remboursement.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

La note de frais est le document par lequel une personne demande le remboursement d'une dépense qu'elle a engagée sur ses deniers personnels pour les besoins de l'activité professionnelle.

Elle mentionne la date, la nature de la dépense, son montant, le bénéficiaire, et s'accompagne d'une pièce justificative : ticket, facture, reçu. Sans justificatif, la dépense n'est en principe ni remboursable en franchise de charges, ni déductible du résultat, ni récupérable en TVA.

Trois conditions déterminent son traitement : la dépense doit être engagée dans l'intérêt de l'entreprise, être justifiée, et correspondre à une charge réelle. Un repas pris seul à côté de son bureau ne remplit pas la première condition ; un déjeuner avec un client la remplit.

Les catégories qui posent le plus de questions

Les repas

Un repas professionnel avec un tiers est déductible sur justificatif nominatif, avec mention du motif et des personnes présentes. Un repas pris seul en déplacement relève d'un régime différent, souvent forfaitaire.

Les déplacements

Les frais de transport sur justificatif ne posent pas de difficulté. L'usage d'un véhicule personnel relève en revanche du barème kilométrique, qui couvre forfaitairement carburant, entretien, assurance et amortissement : ajouter un plein de carburant à un remboursement kilométrique revient à compter deux fois la même charge.

L'hébergement et les abonnements

Une nuit d'hôtel en déplacement est déductible sur facture. Les abonnements à des outils professionnels le sont également, à condition que l'usage soit réellement professionnel ; un abonnement mixte suppose une ventilation.

Pourquoi la note de frais coûte plus que ce qu'elle rembourse

Dans une entreprise de dix personnes, le coût d'une note de frais tient rarement au montant remboursé. Il tient au temps passé : le salarié qui retrouve ses tickets, le dirigeant qui vérifie, le comptable qui saisit, et la relance de celui qui n'a rien envoyé.

S'y ajoute un coût moins visible, celui de l'avance de frais. Demander à un salarié de payer de sa poche une nuit d'hôtel et d'attendre le remboursement du mois suivant est une source de tension sociale, particulièrement dans les structures où les montants ne sont pas négligeables au regard des salaires.

C'est pourquoi la tendance consiste moins à mieux gérer les notes de frais qu'à en réduire le nombre : en confiant une carte de paiement plafonnée à ceux qui engagent régulièrement des dépenses, la note de frais redevient l'exception qu'elle devrait être, réservée aux cas où la carte ne pouvait pas servir.

Questions fréquentes

Un justificatif photographié a-t-il la même valeur qu'un original papier ?
Oui, à condition que la numérisation soit fidèle et durable, sans perte d'information, et que l'intégrité du fichier soit garantie pendant la durée légale de conservation.

Un dirigeant peut-il se faire des notes de frais ?
Oui, dans les mêmes conditions qu'un salarié, dès lors que la dépense est engagée dans l'intérêt de l'entreprise et justifiée. La vigilance est simplement plus grande en cas de contrôle.

Faut-il une politique de dépenses écrite ?
Ce n'est pas une obligation légale, mais c'est ce qui évite les arbitrages au cas par cas et les discussions sur ce qui passe ou ne passe pas. Elle devient utile dès que plusieurs personnes engagent des dépenses.

Le barème kilométrique, en pratique

C'est le poste de note de frais qui donne lieu au plus grand nombre d'erreurs, parce que son principe est mal compris.

Le barème kilométrique, publié chaque année par l'administration, permet de rembourser l'usage d'un véhicule personnel à des fins professionnelles sans avoir à justifier chaque dépense liée à ce véhicule. Le montant dépend de la puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus dans l'année, avec un tarif au kilomètre qui décroît à mesure que la distance augmente.

Ce forfait est global : il couvre le carburant, l'entretien, les pneumatiques, l'assurance et la dépréciation du véhicule. C'est la source de l'erreur la plus fréquente, qui consiste à rembourser des kilomètres et, en plus, des pleins de carburant. La dépense est alors comptée deux fois, ce qu'un contrôle relève sans difficulté.

Deux points échappent au forfait et restent remboursables séparément : les péages et les frais de stationnement, sur justificatif.

Ce qui doit être conservé, c'est la preuve du déplacement et non celle de la dépense : date, destination, motif professionnel, distance. Un tableau tenu au fil de l'eau suffit ; reconstitué en décembre à partir d'agendas, il devient une source d'approximations difficiles à défendre.

Note de frais et Qileo

Qileo prend le problème par son origine plutôt que par sa conséquence : plutôt que d'améliorer le traitement des notes de frais, la solution permet de confier à chaque personne une carte plafonnée, avec capture du justificatif au moment du paiement et rattachement automatique à la dépense. Les remboursements qui subsistent se traitent depuis le même espace que le compte professionnel, avec la trace de qui a engagé quoi. Pour une entreprise de quelques salariés, le gain se mesure en heures récupérées chaque mois, et en tensions évitées sur les avances de frais.